Finnish Design Shops Uppförandekod – En vägledning till Nordic Happiness
Finnish Design Shops syfte är att dela Nordic Happiness med designälskare över hela världen. Vi handplockar, säljer och levererar världens största urval av nordisk design som alltid uppfyller de högsta kraven på kvalitet och hållbarhet. Vi brinner för vårt syfte och strävar efter att leva upp till dessa standarder i allt vi gör.
Vi vill att våra anställda ska vara stolta över att arbeta hos oss och vi strävar efter att främja välbefinnande för alla på Finnish Design Shop och designgemenskapen runt omkring oss. Det är här vår Uppförandekod kommer in i bilden.
Syftet med Koden är att tydligt presentera vår gemensamma uppsättning av etiska och juridiska principer och att ge vägledning i vårt dagliga arbete och beslutsfattande. Oavsett om du arbetar deltid eller heltid, på lagret, ekonomiteamet, ledningen, kundservicedisken, på Franckly, inom uppdragsförsäljning eller någon annanstans på Finnish Design Shop, har denna Uppförandekod skrivits för dig.
Denna Kod delas upp i tre teman och 12 underämnen som utgör din karta för att blomstra hos Finnish Design Shop. Den beskriver vad som är acceptabelt beteende och vad som inte är det. Den ger också praktisk hjälp för att omsätta dessa principer och våra värderingar i handling. Den beskriver kanalerna för att söka hjälp och rapportera missförhållanden. Det är din ultimata guide för allt ditt dagliga beslutsfattande – designad för att hjälpa dig i alla situationer där rätt tillvägagångssätt kanske inte alltid är uppenbart.
Vad ska du göra vid överträdelser mot denna Kod?
Kom ihåg att om du stöter på en situation som du anser är olaglig, oetisk eller skadlig för dina medarbetare, partners, kunder eller Finnish Design Shop som företag, bör du säga till. Du hittar instruktioner för rapportering i slutet av denna Kod.
I situationer där du är osäker på vilket beteende som är acceptabelt och vad som inte är det, vänligen kontakta din manager eller HR.
Meddelande från Managing director
Finnish Design Shops vision är att sprida nordisk lycka till världen, ett paket i taget. Om man tittar närmare på nordisk lycka ser man att öppenhet, jämlikhet och hållbarhet utgör själva kärnan. Därför känner vi att vi har ett ännu större ansvar att främja dessa värden i allt vi gör.
Att driva vår verksamhet etiskt och respektfullt är det enda sättet vi kan arbeta på – och vi kan bara lyckas genom att göra rätt sak. Vi behöver alla främja hållbarhet, oavsett roll och arbetsbeskrivning.
Hållbarhet innebär dagliga åtgärder och vardagliga aktiviteter. Vi har utarbetat denna uppförandekod för att hjälpa alla att göra goda val i linje med våra värderingar – även under de allra mest hektiska perioderna. Bara genom att jobba tillsammans kan vi göra världen till en mer hållbar och ännu lyckligare plats för oss alla!
Noora Tirkkonen
Managing director
Så gör vi för att skapa en öppen och tillgänglig arbetsplats
Vi anser att en sund och trygg arbetsmiljö är en miljö där alla känner sig välkomna. Känslan av delaktighet skapar vi tillsammans med våra kollegor i vardagens alla möten, som grundar sig på vår gemensamma syn på nordisk jämlikhet, respektfullt beteende och viljan att alltid stå upp för mänskliga rättigheter.
1. Vi behandlar varandra med respekt
Behandla andra med respekt, ärlighet och vänlighet oavsett omständigheterna.
Vi vet att våra värderingar – alltid öppet, licens att göra och glädje – kräver ömsesidiga ansträngningar och hänsynsfullt agerande. På Finnish Design Shop behandlar vi alla med respekt. Alla ska se till att respekt finns inbäddat i varje interaktion med andra, både internt på Finnish Design Shop och externt.
Vad vi förväntar oss av varandra:
- Hälsa på alla i vårt showroom samt i lager- och kontorslokalerna.
- Respektera att man kan ha olika synsätt och visa empati för att man kan uppleva saker och ting annorlunda.
- Ta emot konstruktiv kritik på ett värdigt sätt och be om feedback proaktivt.
- Utöva öppen kommunikation. Undvik att skapa informationssilor genom att undanhålla uppgifter eller på annat sätt utestänga andra.
- Om du upplever att du blir orättvist behandlad av någon annan anställd på Finnish Design Shop, en linjechef, en kund eller en samarbetspartner, så ska du upplysa dem om det på ett hövligt sätt. Om det känns alltför obehagligt eller om personen ändå fortsätter med sitt olämpliga beteende, läs instruktionerna för rapportering som finns i slutet av den här Koden.
Exempel
En kollega har skickat ett opassande skämt till dig, som strider mot det beteende som du kan förvänta dig eller önskar konfronteras med på arbetsplatsen. Du känner dig osäker på om du ska ta upp saken med din kollega. Vad ska du göra?
2. Vi står för jämlikhet, mångfald och frihet från diskriminering
Främja en diskrimineringsfri arbetsplats, där alla är delaktiga och får sin röst hörd.
Nordisk jämlikhet täcker alla anställningsaspekter på Finnish Design Shop. Vi har åtagit oss att skapa en arbetsplats där alla individer med sina skilda bakgrunder och kompetenser har möjlighet att växa och frodas. Vårt mål är att bli en organisation där alla får vara som de är.
Vi kan på många sätt visa att Finnish Design Shop är en jämlik och inkluderande arbetsplats.
Vad menar vi med våra åtaganden?
Vi omfamnar mångfald på arbetsplatsen. Det innebär att vi tar emot, värdesätter och inkluderar personer med alla möjliga bakgrunder, exempelvis ifråga om könsidentitet, ras, etnicitet, religion, ålder, sexuell läggning, nationalitet, funktionshinder, mental förmåga, fysisk förmåga, familjeförhållanden, politisk åskådning, fackmedlemskap eller andra slags personliga karaktärsdrag.
Vi strävar efter jämlikhet för alla. Det innebär att vi säkerställer jämlika möjligheter och jämlika resultat för alla, oavsett vilka av ovanstående egenskaper eller karaktärsdrag man har. Det betyder också att vi anstränger oss lite extra för att eliminera orättvisa hinder som personer med viss bakgrund och vissa utmärkande egenskaper kan ställas inför.
Utöver detta är delaktighet centralt för allt samspel på arbetsplatsen. Detta innebär att vi alla har ett gemensamt ansvar för att se till att ingen stängs ute eller känner sig ovälkommen på arbetet på grund av någon av ovanstående egenskaper eller karaktärsdrag, eller av någon annan orsak.
Samtidigt tolererar vi inte trakasserier av något slag, inte under några omständigheter. Trakasserier kan yttra sig på många sätt och kan beskrivas som oönskat fysiskt eller verbalt beteende, eller indirekta handlingar som kan orsaka andra människor vånda eller få dem att känna sig förödmjukade, hotade eller sårbara.
Inte heller tolererar vi diskriminering i någon form. Detta innebär orättvis eller olik behandling av en person eller grupp baserat på ovan nämnda egenskaper eller karaktärsdrag. Diskriminering är inte bara olagligt, utan går stick i stäv med allt vad Finnish Design Shop står för.
Vad vi förväntar oss av varandra:
- Använd alltid ett inkluderande språk (exempelvis könsneutrala ord, ord som inte diskriminerar icke-arbetsföra eller mindre arbetsföra personer, ord som inte är rasistiska).
- Se till att alla har chans att följa med på sociala sammankomster, både under och efter arbetet. Uteslut avsiktligen exempelvis inte en kollega från ett informellt event som äger rum efter arbetsdagen.
- Utmana stereotyper och försök att upptäcka omedvetna fördomar som kan påverka hur du interagerar med andra.
- Avstå från att skämta om saker som kan uppfattas som olämpliga, diskriminerande eller nedsättande av andra (exempelvis sexistiska, rasistiska eller homofobiska skämt).
- Undvik att fatta beslut baserat på dina medarbetares privatliv. Låt bli att ställa frågor om privata förhållanden eller familjeplanering i intervjuer eller under utvecklingssamtal.
- Om du är linjechef, så sträva efter att rekrytera på ett jämlikt och diskrimineringsfritt sätt.
- Rapportera omedelbart alla former av misstänkt eller observerad diskriminering, utestängning eller trakasserier.
- Om någon inte inser att deras ord eller handlingar är diskriminerande eller kränkande kan du informera dem om det på ett hövligt sätt. Om det känns alltför obehagligt eller om personen ändå fortsätter med sitt olämpliga beteende, läs instruktionerna för rapportering som finns i slutet av den här Koden.
Exempel
I samband med rekrytering av en ny medarbetare väljer du mellan två kandidater, en kvinna och en man (baserat på förmodat kön). Under intervjun gav den kvinnliga kandidaten antydningar om att vilja bilda familj. Bör du låta detta påverka ditt beslutsfattande?
3. Vi tar hand om människors hälsa, säkerhet och trivsel
Se till att Finnish Design Shop är en trygg plats att arbeta och shoppa på.
Att prioritera säkerheten i vårt dagliga arbete gör att de som finns runt omkring oss skyddas, och det gör Finnish Design Shop till en bättre plats att arbeta och shoppa på.
Vad vi förväntar oss av varandra:
- Tänk på din egen och andras säkerhet i samband med alla arbetsrelaterade sysslor.
- Läs noggrant igenom Vägledning för hälsa och säkerhet i arbetet och genomför alla tillämpliga säkerhetsövningar.
- Använd rätt verktyg, skyddsutrustning och ergonomisk utrustning för arbetsuppgiften ifråga.
- Underrätta genast din linjechef eller arbetsmiljöansvarig om potentiella eller faktiska hälso- och säkerhetsrisker (såväl som eventuella incidenter som du känner till). I händelse av en arbetsplatsolycka, läs i Vägledning för hälsa och säkerhet i arbetet samt underrätta din linjechef och HR.
Exempel
Under ett arbetsskift i Finnish Design Shops varulager lägger du märke till att din kollega inte bär lämpliga skyddsskor. Vad ska du göra?
4. Vi respekterar de mänskliga rättigheterna
Respektera och främja mänskliga rättigheter för andra, överallt.
Vi främjar och skyddar mänskliga rättigheter för alla människor och förbinder oss att vidta åtgärder för att säkerställa att rättigheterna respekteras inom Finnish Design Shop och i hela vår värdekedja. Vårt arbete vägleds av alla tillämpliga internationella och nationella lagar, fördrag och konventioner som gäller mänskliga rättigheter, exempelvis de som anges i FN:s Vägledande principer om företag och mänskliga rättigheter och av den Internationella arbetsorganisationen.
Vad vi förväntar oss av varandra:
- Du har rätt att gå med i och söka råd från fackföreningar.
- Om du är linjechef, se till att arbetsrätten följs, inklusive föreningsfriheten och arbetstagarens rätt att gå med i en fackförening.
- Alla som arbetar på Finnish Design Shop har rätt till sina trosuppfattningar och till sin föreningsfrihet. Däremot är det inte tillåtet att ägna sig åt politisk aktivism eller politisk kampanjverksamhet under arbetstid.
- Kräv att affärspartners respekterar de mänskliga rättigheterna för alla som arbetar åt dem och se till att de främjar mänskliga rättigheter inom deras egen leverantörskedja, i enlighet med vad som anges i Uppförandekod för affärspartners.
- Kontakta HR, ledningen eller arbetsmiljöansvarig om du har frågor eller om något bekymrar dig rörande arbetsförhållandena.
- Tillåt aldrig förekomsten av tvångsarbete eller barnarbete någonstans i vår leverantörskedja. Rapportera alla dokumenterade eller potentiella brott mot de mänskliga rättigheterna enligt instruktionerna för rapportering som finns i slutet av den här Koden.
Exempel
Du ställs inför ett problem med en leverantör som undanhåller information om en fabrik som tillverkar deras produkter. De hänvisar till sekretess och en konkurrensutsatt affärssituation. Hur bör du gå vidare?
Hur vi gör för att ta täten inom hållbar design
Vi är medvetna om vilken inverkan våra egna aktiviteter har på miljön. Vi föreställer oss en värld där design är en del av lösningen och vi anstränger oss hårt och gör vad vi kan för att ge tidlös estetik en högre status. Samtidigt minimerar vi de negativa effekterna av vår egen verksamhet inom alla områden. Att ta täten innebär också öppenhet, samt att upprätthålla tilliten till Finnish Design Shop och våra medarbetare.
5. Vi förverkligar vårt mål genom högkvalitativ design
Tumma aldrig på kvaliteten. Sikta alltid mot högsta standard.
Tidlös design är till sitt innersta väsen hållbar, eftersom den är gjord för att användas i decennier, om inte sekel. Vår framgång och den tillit som våra kunder sätter till vårt varumärke bärs upp av vår förmåga att erbjuda högsta möjliga kvalitet i alla de produkter vi erbjuder. Men designvärlden måste sträva mot ännu bättre hållbarhet och vi avser att hålla oss i täten av den här utvecklingen.
Finnish Design Shop ser till att alla varumärken och produkter uppfyller normerna i vårt ramverk för produkthållbarhet (Product Sustainability Framework), som täcker aspekter som rör kvalitet, klimat, mänskliga rättigheter och miljö. Vi främjar cirkularitet genom att förlänga livscykeln för våra produkter med hjälp av Franckly, vår marknadsplats för begagnad design.
Vad vi förväntar oss av varandra:
- Kassera aldrig returnerade varor som är oanvända och funktionella. Ge tidigare ägda produkter ett andra liv med Franckly.
- Om du arbetar inom marknadsföring eller kommunikation, så tänk på att vi endast förespråkar kvalitetsdesign och genomtänkta köpbeslut.
- Stötta och förmedla våra högt ställda normer i hela vår leverantörskedja, särskilt om du arbetar med upphandling. Dessa finns inskrivna i Uppförandekod för affärspartners.
Exempel
Som anställd på returavdelningen i Finnish Design Shops varulager träffar du på en returnerad produkt med ett litet hack. Vilket är rätt sätt att hantera en vara som inte längre kan säljas som ny?
6. Vi skyddar klimatet och miljön
Minimera avfallet och maximera hållbarhet.
Vad vi förväntar oss av varandra:
- Sätt dig in i Finnish Design Shops hållbarhetsstrategi och våra företagsövergripande åtgärder: till exempel erbjuder vi miljövänliga leveransalternativ, vi minimerar våra utsläpp, går mot koldioxidneutralitet och vi kompenserar för vårt koldioxidavtryck genom att skydda skogar.
- Åk kollektivt eller samåk istället för åka i egen bil när det är möjligt. Välj tåg framför flyg när det är möjligt.
- Återvinn, reparera, återanvänd och använd material och produkter på ett nytt sätt – från förpackningsmaterial till pennor, papper och kaffekoppar, närhelst det är möjligt.
- Minska avfallet inom alla arbetsområden.
- Om du arbetar i packen, följ alltid de aktuella packanvisningarna för att minimera inverkan på miljön.
- Hantera och kassera farligt och icke-farligt avfall som uppkommit i verksamheten enligt gällande lagar och förordningar, och enligt Finnish Design Shops instruktioner.
- Ge förslag på nya förbättringsområden. Linjechefer och personer med ansvar för hållbarhetsfrågor vill gärna höra dina idéer och förslag på förbättringar.
Vi stöttar aktörer och samarbetspartners som delar våra värderingar och som förbinder sig att bedriva sina verksamheter på ett hållbart sätt. Product Sustainability Framework är vår planritning i det här arbetet. Det är kriterier som stöder varumärkena vi representerar mot ökad öppenhet och hållbarhet.
Exempel
Ditt arbete innebär att du måste pendla en hel del mellan kontoren i Åbo och Helsingfors, men det innefattar också andra sporadiska resor i jobbet. Hur gör du för att ta hänsyn till miljöaspekterna när du planerar dina resor?
7. Vi värdesätter öppenhet och respekterar vårt varumärke
Upprätthåll tilliten till vårt varumärke genom ärlighet.
Vad vi förväntar oss av varandra:
- Var alltid 100 % ärlig i all marknadsföring och kommunikation. Lämna aldrig avsiktligt osanna påståenden om företaget eller varumärkena och produkterna vi erbjuder. Publicera aldrig uttalanden, bilder eller förslag som kan betraktas som kränkande av någon del av befolkningen, inklusive minoriteter exempelvis med avseende på ras, religion, nationellt ursprung, kön, sexuell läggning, ålder eller funktionsnedsättning.
- Samla inte in information på ett olagligt eller ohederligt sätt.
- Tänk noggrant igenom om det är lämpligt att publicera dina egna åsikter om Finnish Design Shop eller designbranschen på sociala medier. I situationer där du känner dig osäker på vilka slags åsikter som är acceptabla, kontakta din linjechef.
- Tänk på att du representerar Finnish Design Shop, särskilt när du reser i arbetet, deltar i ett arbetsrelaterat event eller är ute på sociala medier.
Exempel
Ditt arbetslag har fått i uppdrag att designa ett tackkort till leverantörer och samarbetspartners till Finnish Design Shop. Gruppen får idén att fråga en ung frilansdesigner om denne är villig att designa kortet utan betalning i utbyte mot synlighet i våra marknadskanaler. Är det ok?
Hur vi gör för att agera ärligt och med integritet
Att bedriva affärsverksamhet på ett etiskt och respektfullt sätt är det rätta och enda tänkbara sättet för oss. Oavsett om vi utvecklar vårt produktsortiment eller våra tjänster, samverkar med våra samarbetspartners eller bidrar till designvärlden, så tummar vi aldrig på vår ärlighet och integritet.
8. Vi följer alltid lagar och förordningar
Följ alla gällande lagar och förordningar i allt du gör.
På Finnish Design Shop måste alla agera etiskt enligt högsta standard och alltid följa gällande internationella och nationella lagar, regler och förordningar. Dessa avser exempelvis, men är inte begränsade till:
- Arbetstagarnas rättigheter
- Arbetsmiljösäkerhet
- Produktsäkerhet
- Antikorruption
- Immaterialrätt
- Rättvis konkurrens
- Dataskydd och datasäkerhet
- Exportkontroll
Vi bryter aldrig medvetet mot några lokala lagar eller förordningar och uppmanar aldrig heller någon till det. Men lagefterlevnad är bara en utgångspunkt för oss. Vi strävar alltid efter att göra mer än minsta möjliga och sätter upp bästa praxis inom alla områden vi verkar inom.
Om vår Kod mot all förmodan skulle stå i konflikt med lagen, ska lagen följas. Om Koden ställer högre krav än vad som anges i lagen, då ska Koden följas.
Exempel
Du har ansvaret för ett arbetsområde, där lagstiftningen snart kommer att revideras. Som specialist inom ditt kunskapsområde, hur förbereder du dig inför de kommande förändringarna?
9. Vi stöder rättvis konkurrens
Konkurrera stenhårt, men rättvist.
Vad vi förväntar oss av varandra:
- Gör aldrig upp om priser med konkurrenter. Prisöverenskommelser är olagliga och kan orsaka betydande skador och negativa ekonomiska konsekvenser för Finnish Design Shop.
- Avslöja inte uppgifter om priser, kunder, marknadsandelar eller några andra affärshemligheter externt eller för konkurrenter.
- Sätt inga försäljningspriser med leverantörer. Våra leverantörer kan ge oss rekommenderade försäljningspriser för sina produkter, men det är upp till Finnish Design Shop att fastställa slutpriset som våra kunder får betala.
- Om ett företag eller en person föreslår något av ovanstående, underrätta ledningen.
- Om du är osäker på vilka affärsrelaterade uppgifter som du kan dela med dig av externt, prata med ledningen.
- Om du tar emot känsliga uppgifter som inte var menade för dig, ta bort uppgifterna på ett säkert sätt och prata med din linjechef.
Exempel
Du besöker ett branschevent och träffar på en representant för en konkurrent, som du är bekant med. Under ett privat samtal frågar denne om ni lagt märke till den krympande vinstmarginalen för en viss produkt som tillhandahålls av en gemensam leverantör. Representanten fortsätter med att föreslå att inget av företagen borde sälja produkten under ett visst pris. Vad ska du göra?
10. Vi accepterar inte intressekonflikter, mutor eller korruption
Agera med ärlighet och integritet.
Vi accepterar inte intressekonflikter, mutor eller korruption i någon form. Sådana företeelser är oförenliga med vår målsättning, att aldrig tumma på att bedriva vår verksamhet på etiskt och ansvarsfullt sätt.
En intressekonflikt är en situation där den anställdes personliga intressen, eller intressen som är relaterade till familj, vänner eller finansiella eller sociala faktorer, kan äventyra dennes beslut och agerande på jobbet.
Mutor är att erbjuda, ge, be om eller ta emot saker till ett värde som ska påverka sättet en person agerar.
Korruption är att missbruka den makt man anförtrotts för personlig vinning. Den stör de konkurrensutsatta marknaderna, snedfördelar resurser och kan innebära brott mot de mänskliga rättigheterna. Vi har nolltolerans mot korruption i alla dess former.
Vad vi förväntar oss av varandra:
- Låt inte någon av ovanstående intressenter påverka några arbetsrelaterade beslut.
- Se till att avskilja dig från varje situation där det uppstår en intressekonflikt. Meddela din linjechef om detta inträffar.
- Arbeta aldrig åt en konkurrent samtidigt som du arbetar åt Finnish Design Shop.
- Delta inte tävlingar eller utlottningar som anordnas av Finnish Design Shop. Familjemedlemmar till de anställda får heller inte delta i sådana tävlingar eller utlottningar.
- Om du är chef ska du inte anställa två släktingar till befattningar där den ene arbetar som chef och den andre som underställd arbetstagare. Tänk på att inte anställa någon som är en släkting till dig.
- Du får aldrig erbjuda, ge, be om eller ta emot någon form av muta.
- Du får bara ge och ta emot gåvor som är av mindre monetärt värde.
- Klargör att alla gåvor som ges eller tas emot inte medför skyldigheter av något slag.
- Ta kontakt med ledningen om det uppstår en situation med misstänkta mutor.
Exempel
Du arbetar som B2B-säljare och har en kund som är en enhet inom den offentliga sektorn. Kundens representant är mycket vänlig och föreslår att Finnish Design Shop kan få bli sponsor för en publikation för en konstförening som representantens barn är med i. Vad ska du göra?
Jag vägrar att godta förslaget. Samarbete räcker inte som argument för att bli sponsor. Det ska alltid finnas tydliga affärsmål kopplade till sponsring. Om vi skänker pengar till sådana ändamål kan det dessutom uppstå risk för bestickning av tjänsteman.
Finnish Design Shops styrelse fattar varje år beslut om välgörenhetspartners och ekonomiska donationer. Marknadsföringsteamet får fatta beslut om eventuella produktdonationer och samarbeten från fall till fall för att säkerställa att donationerna främjar Finnish Design Shops varumärke.
Som företag deltar vi inte i politiska eller religiösa aktiviteter. Vi ger inte donationer till politiska partier eller utför religiösa aktiviteter på arbetsplatsen eller under arbetstiden.
11. Vi agerar konfidentiellt
Skydda känslig företagsinformation.
Information om företagets affärer är en värdefull tillgång och det ligger i vårt intresse att skydda den. Att behandla informationen konfidentiellt gynnar både Finnish Design Shop och våra samarbetspartners.
All information om företaget som inte är offentlig är konfidentiell. Konfidentiell information som ska behandlas med största aktsamhet innefattar:
- Finansiell information
- Avtal
- Personaluppgifter
- Kunduppgifter
- Leverantörsuppgifter
- Information som rör affärsutveckling och kommande projekt.
Vi har alla tillgång till konfidentiell information i vårt arbete, vilket betyder att det är allas vår skyldighet att skydda den. När konfidentiell information diskuteras, så tänk på var du befinner dig – restaurangen på arbetsplatsen är till exempel en offentlig plats. Tänk på att använda sekretessfilter till skärmen på din bärbara dator om du använder den i offentliga miljöer.
Exempel
När du är ute och far på din fritid, så träffar du på en bekant som arbetar åt en konkurrent. Personen frågar dig hur det har gått med Finnish Design Shops försäljning den senaste tiden. Ska du dela med dig av informationen?
12. Vi tar hand om vår datasäkerhet och informationssäkerhet
Skydda allas integritet.
Datasäkerhet och informationssäkerhet är avgörande för att kunna säkerställa säkerhet och integritet för våra kollegor, kunder, samarbetspartners och andra intressenter.
Vi skyddar data enligt gällande lagstiftning.
Vad vi förväntar oss av varandra:
- Personuppgifter kan bara samlas in, lagras och behandlas enligt de syften som godkänts enligt gällande lagstiftning.
- Var uppmärksam på hur du använder dina sociala medier och publicera aldrig något som kan avslöja privat information om Finnish Design Shop eller dess kunder, samarbetspartners eller leverantörer.
- Dela aldrig någon annans personuppgifter med tredje part eller med samarbetspartners.
- Använd dina personliga enheter på ett sätt som håller alla data skyddade.
- Använd aldrig samma lösenord eller konton för lösenordshantering till både arbetsrelaterade och privata konton och enheter.
- Använd aldrig samma lösenord till mer än ett konto.
Mer utförliga instruktioner finns angivna i Finnish Design Shops datasäkerhets- och informationssäkerhetsguide.
Exempel
Du arbetar på eller besöker Finnish Design Shops varulager. Du får ett infall att dela din arbetsdag med dina följare på sociala medier. Du tar en bild med paket som är färdiga att skickas iväg till era kunder, och du funderar på att publicera den på som en händelse på Instagram. Är det ok?
Nej. Det kan finnas privata kunduppgifter synliga på paketen. Det är absolut förbjudet att dela den här informationen utanför företaget i meddelanden eller inlägg. Dessutom kan vår egen verksamhet betraktas som affärshemligheter, och ska därför behandlas konfidentiellt.
Jag tänker noggrant igenom vilka slags bilder jag kan publicera på sociala medier. I princip kan bilder från vårt showroom delas, så länge de är smakfulla och respekterar integriteten för de personer som finns med på bilderna. Jag påminner mig om att varje medarbetare på Finnish Design Shop representerar företaget, även på sina privata sociala medier-kanaler.
Exempel
Du reser med tåg från Helsingfors till Åbo. Du bestämmer dig för att använda tiden på tåget på bästa sätt genom att göra klart några arbetsuppgifter. Plötsligt ringer en affärspartner. Vad ska du göra?
Antingen ber jag min affärspartner att få ringa upp senare eller så beger jag mig till ett privat telefonbås för att ta samtalet. När jag jobbar i en offentlig miljö är jag medveten om att jag måste vara extra noggrann med informationssäkerheten. Jag är även medveten om att människorna runt omkring mig kan vara personer som har anknytning till arbetet, som konkurrenter, leverantörer eller kunder.
Diskutera aldrig sådant som är konfidentiellt och inte offentligt på allmän plats, exempelvis på tåget, på ett kafé, i hissen, på en mässa eller på ett seminarium. Om jag absolut måste ta ett samtal på en allmän plats ser jag till att ingen kan tjuvlyssna på samtalet. Dessutom använder jag ett sekretessfilter till skärmen på min bärbara dator, och jag lämnar aldrig min dator eller telefon utan uppsikt.
Implementering
Denna Uppförandekod är allmänt tillgänglig på Finnish Design Shops webbplats. Den har delats med alla i organisationen vid lanseringen och kommer att inkluderas i introduktionsprocessen för alla nya medarbetare. Alla som arbetar på Finnish Design Shop kommer att informeras när det sker ändringar eller uppdateringar av denna Kod.
Alla ansvarar för att bekanta sig med denna Kod, följa den, ställa frågor om några uppstår och rapportera eventuella överträdelser som kan inträffa. Alla chefer är ansvariga för att se till att deras teammedlemmar är medvetna om och förstår deras ansvar enligt Koden. Denna kod gäller även för externa partners och andra personer som arbetar under Finnish Design Shops ledning. Vi förväntar oss att våra affärspartners, såsom de varumärken som vi representerar och tjänsteleverantörer, agerar enligt liknande principer som definieras i en separat Uppförandekod för affärspartners.
Det är varje persons ansvar att se till att de agerar i enlighet med denna Uppförandekod i allt dagligt arbete och beslutsfattande.
Vad händer om du inte följer denna Uppförandekod
Vi på Finnish Design Shop är engagerade i etiska och ansvarsfulla affärsverksamheter och vill basera vårt agerande på ärlighet och integritet. Underlåtenhet att följa vår kod urholkar det förtroende vi har byggt inom vår organisation och med våra intressenter, och kan också utsätta oss själva, våra kollegor, partners och vår verksamhet för risker.
Varje överträdelse av Koden utreds noggrant enligt den definierade processen och ytterligare åtgärder och eventuella disciplinära åtgärder utvärderas utifrån situationens allvar. Eventuella disciplinära åtgärder kan vara varningar, eller vid allvarliga överträdelser, uppsägning av anställning.
Om du är osäker på rätt tillvägagångssätt, ställ dig själv följande frågor:
- Är det etiskt och/eller lagligt?
- Är det förenligt med denna Uppförandekod och våra värderingar?
- Kan det ha en negativ inverkan på vårt varumärke och vårt rykte?
- Får detta mina kollegor att må bra av att jobba på Finnish Design Shop?
- Skulle du känna dig bekväm om det här beslutet blev en nyhetsrubrik?
- Skulle du vara stolt över att dela detta beslut med vänner och familj?
Reporting channels
If you encounter a situation where you have concerns, you should speak up. At Finnish Design Shop we foster an open culture where people feel comfortable to discuss dilemmas, different views and, in good faith, raise concerns.
All concerns are thoroughly investigated, and further measures and possible disciplinary action are evaluated based on the gravity of the situation. You must cooperate fully in internal investigations of alleged misconduct. We will never take retaliatory action against an individual who reports their concerns in good faith.
Just like the carefully curated products we ship to design enthusiasts worldwide, we want our actions to spark lasting happiness. By committing to this Code, all of us at Finnish Design Shop strive to complete our day-to-day work with respect for the planet and its people.
Om du känner att något inte står rätt till, gör så här:
- Det är alltid bäst att ta itu med en situation eller ett problem på ett enkelt och rättframt sätt, direkt med den person saken gäller.
- Om det känns obehagligt att hantera situationen direkt bör du först ta kontakt med din linjechef eller företagsledningen.
- Om du behöver gå vidare med problemet kan du även kontakta: https://report.whistleb.com/en/finnishdesignshop
Version 2022-11-07
